Een oud gezegde zegt “divide et impera” (verdeel en heers). Nu heeft dit natuurlijk een negatieve bijsmaak, want heersen door verdeling te zaaien is vaak in een bedrijf op het hoogste niveau niet de beste strategie. In een modern bedrijf zou dit gezegde beter kunnen zijn “deel en beheers“. Ik zal dit proberen in deze blog toe te lichten.
Een moderne organisatie maakt gebruik van moderne communicatiemiddelen. Natuurlijk hoort daar email en mobiele telefonie bij, maar het gaat wat mij betreft nog net even verder. Vroeger werden rapporten altijd uitgeprint en met een markeerstift van commentaar voorzien. Daarop volgde de pogingen van rapportage applicaties om de rapporten via het web beschikbaar te stellen aan de gebruikers ervan. Natuurlijk zag dit er al erg professioneel uit en medewerkers konden op deze manier snel(ler) bij hun rapportages. Toch is dit nog niet helemaal wat ik voor ogen heb bij moderne communicatie in een moderne organisatie. Organisaties hebben behoefte aan duidelijkheid en eenduidigheid. De tijd zou voorbij moeten zijn waarin u voor uw informatie verschillende omgevingen of applicaties op moet starten. De jaarcijfers in dat Exceloverzicht op schijf Y. Vergelijken met het budget in uw ERP-applicatie Dynamics AX. Kijken naar de toekomst met de prognose in rapport Z op de reporting services webomgeving. Op deze manier bent u te vaak aan het omschakelen, u hebt geen mogelijkheid om de overall view te behouden. Kan dat dan niet anders?
Jawel, het kan anders! Door gebruik te maken van een omgeving, als bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint. U beschikt over een pagina jaarcijfers en op deze pagina staat het rapport met de jaarcijfers in Excel, een component dat de budgetten laat zien uit AX en het rapport uit reporting services. Drie rapporten in één oogopslag voor u beschikbaar. Is dat dan moderne communicatie of eigenlijk informatie? Nee, wat mij betreft gaat het nog een stap verder. Stel u heeft een vierde onderdeel eentje waarbij u kunt klikken en op die manier kunt analyseren. Dus u gaat steeds verder de data in. U ziet eerst de hoofdlijnen, bijvoorbeeld van al het onderhanden werk en vervolgens gaat u analyseren en kunt u dit per productgroep, per branche, per leveringsperiode, per bedrijfsactiviteit, per afdeling, etc. bekijken. in één oogopslag ziet u dus nu welke acties u moet ondernemen om bij te sturen in een vroeg stadium. Dat is wat mij betreft moderne informatie. Nu is het tegenwoordig mogelijk om dit nog weer verder uit te breiden, door bijvoorbeeld te analyseren op klant en vervolgens de selectie mee te nemen in een zoekopdracht om ook de offertes in PDF van deze klant erbij te zoeken. Zo maakt u van u geautomatiseerde organisatie ook een geheel en kan het motto van een modern bedrijf op die manier worden “deel en beheers”. Door de informatie op een moderne manier te delen, maakt u uw organisatie beheersbaar.
